Wenn du „quick&dirty“ magst, wirst du „fast&clean“ lieben!
Man könnte meinen, meine über zwanzig Jahre Büroarbeit bringen mich in der Lage, die besten Tricks und Tipps für die Büroarbeit für euch zusammenzufassen. Aber das wäre nur die halbe Wahrheit. So, wie vor zehn Jahren arbeitet doch heute keiner mehr! Ich arbeite nicht mal mehr so wie vor fünf Jahren!
So viel tut sich in Sachen Technik und Lifestyle und wir beginnen, die Schranken aufzuweichen und Tricks, die wir oft aus dem privaten Umfeld kennen, für unsere tägliche Arbeit zu nutzen. Im Grunde sind wir oft, was Ausstattung und Gangart betrifft, in unserem Privatleben dem Job um Längen voraus.
Ein Drucker zum Beispiel gehört schon länger nicht mehr in allen Haushalten zur Standartausstattung. Und händisch abspeichern durch den Druck auf die kleine Diskette kommt in Handy- und Tablet-Alltag so gut wie gar nicht mehr vor. Und alle U30 so: und was zum Teufel ist eigentlich eine Diskette?
Und während die „Oldies“ noch Ordnerschilder beschriften, sind dem jungen Bürovolk Ordner nur noch im digitalen Kontext bekannt.
Wir greifen uns das Beste aus beiden Welten, denn auch, wenn die Zeit von „Aktennotizen“ und Geschäftspapier aus der Druckerei langsam vorbei ist, erlebt der ein oder andere Büro-Hack wieder ein Revival. Ihr findet sie sicher hilfreich, meine für euch herausgesuchten besten 5 Bürohacks für einen schnelleren und besseren Büroalltag.
1.) Bleibe bei einer Sache!
Nicht ganz neu, denn Studien belegen schon seit Jahren, dass Multitasking ein Mythos ist, sich sogar kontraproduktiv auswirkt („Negatives Multitasking: hier ein erschreckendes Ergebnis eines Multitasking-Experiments mit 500 Teilnehmern in 20 Branchen aus 2017.)
Zwar kann er in manchen Situationen kurzzeitig nützlich oder gar lebensentscheidend sein. Ich denke da vor allem an Krankenhäuser oder überall, wo schnelle Entscheidungen getroffen werden, wo die Situation unübersichtlich ist.
Aber mal ehrlich, in unserem Alltag ist das nicht oft der Fall, allenfalls Eltern kommen gelegentlich unfreiwillig in diese stressige Situation.
Am besten fühlt sich eins nach dem anderen an, auch wenn es manchmal etwas Übung braucht, wenn du anders arbeiten bereits gewohnt bist. Der Plan lautet: soweit es geht eine Aufgabe fertigstellen, konzentriert, Ablenkungen vermeiden und gedanklich nicht abschweifen.
Was fast schon als eine der angesagten Achtsamkeitsübungen wirkt, entpuppt sich in Wirklichkeit tatsächlich als der eine Moment, der gerade ist, den ich erlebe und gestalte. So gesehen hat also jede Aufgabe nicht nur unsere volle Aufmerksamkeit verdient, sondern auch unsere volle Hingabe an das Leben selbst. Schon mal so betrachtet? Einfach ausprobieren! Mir persönlich hilft auch unaufgeregte Musik wie Deep House, aber das ist Geschmackssache.
Aber die Deutschen sind ganz verliebt in „Effizienz“ und lassen die Idee vom multitasken wohl nie ganz los. Um so besser, es immer wieder in Erinnerung zu rufen: es bringt nichts!
2.) Mach Pausen!
Was für viele als „alter Hut“ daherkommt, ist im Arbeitsalltag noch lange nicht überall gängige Praxis. Mit „Pause machen“ sind auch nicht nur zwingend die gesetzlich einzuhaltenden Mindestzeiten nach 6 oder 8 Stunden gemeint. Vielmehr geht es um die Pausen, die dir dein Hirn und Körper vorgeben.
Ein richtiges Patentrezept, das auf jede:n passt, gibt es hier nicht. Meisten spüren wir selbst sehr gut, wann Erschöpfung eintritt, wir einen „Knoten im Hirn“ haben oder der Rücken zwickt.
Falls du damit Probleme hast, gibt es gute Programme, Apps und Workshops, wo du diese Fähigkeit zurückbekommen bzw. erlernen kannst. Leider lernt man Selbstfürsorge und- wahrnehmung nicht in der Schule, also keine Sorge, du bist nicht allein. Einfach mal entsprechende Suchbegriffe im Browser eingeben, viele Kassen bieten selbst was an oder zahlen dir Kurse.
Ich appelliere daran, diese Zeichen wahr- und ernst zu nehmen und ihnen nachzugehen. Kurz aufstehen, Fenster aufmachen, durchatmen, Wasserflasche auffüllen gehen oder sonst eine kleine Beschäftigung.
Du wirst sehen, anschließend bist du wieder frischer am Werk! Natürlich erst, wenn du deine aktuelle Aufgabe beendet hast, siehe oben. Give it a try!
3.) Mails als Cloud!
Falls du es noch immer tust: hör auf, deine Mails nach Themen in Ordner zu sortieren! (Ausnahmen bestätigen die Regel, temporär macht das manchmal Sinn.)
„Generation Google“ macht’s sowie schon intuitiv so. Wir können das Suchen, wie wir es vom Internet kennen, gut in andere Bereiche übertragen. Ich habe fast keine Sortierungen mehr in meinem Mailprogramm. Meine täglichen Suchen gebe ich in die Lupe mit zwei Schlagwörtern ein und finde meistens schnell, was ich brauche. Ein Topic und ein Name genügen meistens.
Das Problem mit den Ordnern begegnet mir im Alltag häufiger bei Urlaubsvertretungen. Sollte ich hier etwas zu einem Projekt suchen, muss ich mir die Mühe machen, zu überlegen, wie diejenige Person, die ich vertrete, das Projekt wohl kategorisiert hat. Gehirnakrobatik, die mich ärgert und Zeit kostet. Denn was für den einen ganz logisch scheint, ist es für den anderen noch lange nicht.
Probiere es aus, lerne um, du wirst es nicht bereuen.
4.) Liste führen!
Ich arbeite viel mit Bewerbungen und Bewerbern, also Namen. Aber auch mit Projekten ist das Führen einer kleinen unkomplizierten Excel-Liste sinnvoll, solange die Schlagwörter integriert sind (z.B. Kundenname, Projektleitung, Enddatum etc.).
Im ersten Moment widerspricht das meinem Tipp von oben, auf den 2. Blick ist es aber ein einfacher Übersichtshack, der dir im Alltag viel Zeit spart.
Um meinen Posteingang sauber zu halten, schiebe ich die Bewerbung und alles, was im Laufe der Zeit dazukommt in ein System-Ordner. Die Mail wird anschließend gelöscht, ist also nicht mehr im Postfach oder auf dem Schreibtisch. Die Liste verlinke ich mit einem einfachen Rechtsklick auf den System-Ordner.
Projekt lediglich eintragen, Ordner füllen, Verlinkung setzen. Jetzt kannst du die Liste ebenfalls wie eine Cloud nutzen und nach allem schnell suchen, was du brauchst. Auch weitere Dokumente liegen dann in diesem Ordner. Im Fall von Bewerbungen habe ich für das Onboarding so schon alle Unterlagen parat und muss nichts zusammensuchen.
Ich scanne sogar Papierkram ein, lege ihn in den Ordner, das Papier kommt in den Schredder. Die Suchfunktion mit dem Link ist so schnell, dass dies sogar während eines Telefonats funktioniert. Ich kann nur sagen: ausprobieren!
5.) Nie ohne meinen Block! Notiere alles!
Der älteste „Trick“ ever: Sachen aufschreiben!
Nur wenige Kollegen haben regelmäßig was zum Schreiben beim Telefonieren oder in Meetings dabei, was mich sehr wundert.
Niemand kann sich in einer längeren Sitzung viele – geschweige denn alle – Details merken. In meiner Arbeit als Personalerin allerdings bin ich genau auf diese Details angewiesen.
Ich will die Anruferin bei der Verabschiedung mit Namen ansprechen, möchte den Chef an die genannte Summe erinnern, die vereinbarte Deadline richtig in meinen Kalender übernehmen, die besprochenen Vertragsdetails zusammenfügen und so weiter. Es gibt nichts, was ich nicht aufschreibe.
Mein kleiner Block ist so voller „heißer kleiner Details“, dass ich jedes Schmierpapier nur dem Schredder überlassen kann, nicht dem normalen Papiermüll. (Lass deinen Block also niemals liegen!). Es geht um Namen, Daten, Geld. Ich will mir hier keine Fehler erlauben, und du?
Funktioniert übrigens auch andersherum: ich notiere mir wichtige Fragen oder Details für ein Gespräch oder Meeting vorab. Falls du dich gerade in der Bewerbungsphase befinden solltest, können hier deine wichtigen Fragen an den potenziellen neuen Arbeitgeber stehen. Alle Personaler:innen lieben gut vorbereitete Bewerber:innen!
Ob bei der Bewerbung oder im täglichen Büroalltag: wer schreibt, der bleibt, probiere es gern einfach mal aus. Und lass dich nicht von deinem Ego überzeugen, dass du dir „die paar Sachen schon merken kannst“. Es ist keine Sache von Intelligenz. Eher hilft das Notieren, dem Gespräch wieder aufmerksam weiter zu folgen, du kannst besser bei der Sache bleiben. Die Informationen können nicht mehr verloren gehen und du kannst dich auf das nächste Topic konzentrieren.
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