Arbeitszeugnis – überschätztes Dokument mit sieben Siegeln

Arbeitszeugnis – überschätztes Dokument mit sieben Siegeln

Kurze Info vorab:
* Links aus diesem Artikel wurden teilweise vom Kooperationspartner Haufe.de zur Verfügung gestellt – worüber ich mich sehr freue! Und jetzt viel Spaß beim Lesen!


Arbeitszeugnis – dein gutes Recht

Wer sich in der Arbeitswelt bewegt – und auch mal von einem Unternehmen wegbewegt – kommt zwangläufig mit dem Arbeitszeugnis in Berührung. Beendest du deine Arbeit bei einem Unternehmen hast du einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Auch im umgekehrten Fall, dass du gekündigt wirst, besteht der Anspruch. Das wusstest du noch nicht?

Nicht allein

Aber du wärst nicht der erste. Ich bin nun seit ein paar Jahren sozusagen an der „Quelle“ für Arbeitszeugnisse und weiß, dass so manch einer seinen Anspruch nicht wahrnimmt.

So über den Daumen gepeilt schätze ich, dass zwei von zehn Arbeitnehmern keines anfordern. Schade eigentlich. Irgendwie ist das doch Teil des offiziellen bürokratischen Abschieds vom Unternehmen. Und Abschiede müssen gewürdigt werden.

Alles Lüge! 

Du hast sicher schon davon gehört, dass die Arbeitszeugnisse alle mit geheimen Codes und fiesen Floskeln versehen sein sollen. Damit haben sich alle Unternehmerinnen und Unternehmen verschworen und eine Geheimsprache entwickelt, um sich gegenseitig zu informieren „Finger weg!“ oder „lang zu!“. Aber ist dieses Szenario eigentlich realistisch

Altes vergilbtes Buch Schrift "Buch der Geheimnisse" ist zu lesen, Taschenuhr liegt daneben
Arbeitszeugnis - das geheime Dokument? Eher nicht. (Bild: silviarita/pixabay)

Realitätscheck

Mal ehrlich, wenn du kurz darüber nachdenkst wird dir sicher klar, dass dies nichts mit der Realität zu tun haben kann. Das geht doch gar nicht! Wie sollen den alle Firmen überall in Deutschland und drumherum sich irgendwie so absprechen, und das merkt dann keiner? Mittlerweile steht doch jeder Pups von Vorstandsmitgliedern großer (und kleiner) Firmen sofort in der Presse. Sowas wie ein Geheimcode wäre genau das richtige Futter und wohl überall zu lesen.

Nix da

Also vergiss es. Diesen sagenumwobenen Geheimcode gibt es nicht. Das, was alle meinen, was so geheim sein soll sind lediglich Formulierung. Auf diese hat man sich im Laufe der Zeit mehr oder weniger geeinigt. Sie sind der Rechtslage geschuldet, die mit der Erstellung von Arbeitszeugnissen einhergeht. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein „wohlwollendes“ Zeugnis auszustellen. Dazu kommen wir später noch.

Basics

Jetzt ist ja nicht jeder im Detail in der Thematik, wie ich es sein muss. Sobald hier nämlich eine oder einer anklopft und „mal eben schnell“ ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis verlangt, geht ein Prozess in Gang. Den gilt es einzuhalten und nachzuverfolgen.

Haufe.de Infografik Piktogramm
Ganz schön langer Weg von deiner Beantragung zur Aushändigung! (Bild: Haufe.de)

Ich beschreibe dir darum kurz, was in deinem Arbeitszeugnis unbedingt drin und dran sein muss, dass es der Norm entspricht. Du bist dann beim nächsten Mal vorbereitet und kannst die Formalitäten abhaken. Du wirst dich noch genug mit dem Inhalt beschäftigen.

Randnotiz:

Wer in Arbeitszeugnissen nach den immer wichtiger werdenden Soft Skills sucht, wird nicht wirklich fündig. Durch die Formulierung zum Verhalten werden sie nur rudimentär dargestellt. Hier ist das Dokument noch nicht in der Zukunft angekommen.

Form

Dein Arbeitszeugnis muss grundsätzlich auf dem Geschäftspapier deines Arbeitgebers mit der Überschrift „Arbeitszeugnis“ gedruckt sein. Name und Anschrift des Arbeitgebers muss erkennbar sein. Auch dein Name, deine Funktion und eventuelle Vertretungsverhältnisse wie ppa gehören rein. Im Gegensatz zu einem Brief gibt’s keine Adresszeile. Die Formulierung ist immer so, dass sozusagen einem Dritten über dich Auskunft gegeben wird.

Deine Aufgaben müssen aufgelistet sein und zwar sortiert von der wichtigsten zur „unwichtigsten“. Also „allgemeine Ablage“ ist ganz unten beispielsweise.

Auf Papier

Du musst immer ein echtes Dokument erhalten, also per E-Mail geht nicht. Auch braucht es die Unterschrift der Chefin oder dem Chef. Mindestens aber von einer ranghöheren Person. Neben dem tatsächlichen letzten Arbeitstag, auf den das Arbeitszeugnis ausgestellt werden muss, hast du ein Anrecht auf saubere Ausdruckform und Grammatik. Das Papier selber sollte auch keine Kaffeeränder oder Knicke haben.

By the way: ein Recht auf das Nicht-Falten eines Arbeitszeugnisses gibt es nicht (mehr). In Zeiten der Digitalisierung wird sowieso alles eingescannt.

Zwei Paviane umarmen sich, vertraut, Dschungel im Hintergrund
Trenne dich, wenn möglich immer im Guten – man begegnet sich immer zwei Mal! (Bild: Cock Robinc/pisabay)

Tipp

Wer unterschreibt? Vorgesetzter oder Chef/in? Falls ihr auf den Unterschreiber Einfluss nehmen könnt, wählt weise. Personalabteilungen rufen auch gerne mal bei Ex-Arbeitgebern an, um sich über dich zu erkundigen. Vielleicht kann dann doch die Geschäftsleitung selber ein besseres Bild der Zusammenarbeit abgeben wie vielleicht die Abteilungsleitung, mit der du einfach nicht warm geworden bist.

Gängige Praxis

Es ist übrigens nicht unüblich, dass du als ArbeitnehmerIn gebeten wirst, dein Arbeitszeugnis vorzuformulieren. Vor allem in kleineren Unternehmen ist das durchaus Praxis. Das spart natürlich viel Zeit, das Dokument muss dann nur noch in die nötige Form gebracht werden. Außerdem kannst du deine Wünsche direkt formulieren. Das beugt einem Streit oder sogar Rechtsstreit vor.

Sollte dann natürlich totaler Nonsens drinstehen wird die Personalabteilung sowieso auf dich zukommen.

Arbeitszeugnis Infografik Haufe rechtssicheres Dokument
Um up-to-date zu bleiben behelfen sich Arbeitgeber oft rechtssicherer Software, aber auch Arbeitnehmer können ihre Ansprüche mit Hilfe des Internets ganz gut abchecken. (Bild: Haufe)

Eigene Erfahrungswerte

In einer meiner letzten Anstellungen war die Firma leider in ihrer Existenz bedroht, eine Unternehmensberatung kam, alles wurde noch schlimmer. Hier war ich gerade ein Jahr eingesetzt und die Kündigungswelle schwabbte über das Personal- und Lohnbüro, das aus zwei Leuten bestand, herein.

Ich habe in dieser Zeit Zeugnisse geschrieben wie ein Weltmeister. Die meisten ähnelten sich, und mit einer guten Vorlage konnte ich soweit alle ganz gut abwickeln.

Auf mich gestellt

Ich hatte sowieso keine Wahl, die Geschäftsleitung hatte andere Probleme und die Investition in eine Arbeitshilfe wie das Zeugniserstellungsprogramm von Haufe wäre zwar wünschenswert, aber undenkbar gewesen. So musste ich mich irgendwie druchhangeln. Es gab wenig Probleme, der Einsatz von entsprechender Software hätte mir trotzdem geholfen.

Gefühllos

Eins habe ich dabei allerdings gelernt, was ich bis heute noch beibehalte. Schreibt man mal innerhalb eines halben Jahres an die zwanzig Arbeitszeugnisse wird man dem Thema gegenüber emotionslos. Niemals hätte ich mich in der Situation mit einem Mitarbeiter über die Formulierung gestritten. Vor allem nicht in der Situation, in der sich die Firma befand!

Hatte jemand Einwände oder wollte dies oder das noch umformuliert haben wurde das unter Berücksichtigung der Machbarkeit erledigt. Just a Job. Ich verlies darauf hin auch bald das Unternehmen, ich könnt euch vorstellen, wie dort die Stimmung war. (Hier mehr zu meiner Laufbahn)

Graue Katze auf kleinem weißen Sofa, schaut gelassen, relaxed
Einige Dinge tangieren einen irgendwann nicht mehr und was bleibt ist Gelassenheit (Bild: photosforyou/pixabay)

Riesen Sache

Ich erwähne das deswegen, weil mir in meiner Laufbahn schön öfter aufgefallen ist, wie emotionsgeladen solche Zeugnisse sein können. Sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber.

Der ehemalige Angestellte vermutet eine Finte und der Arbeitgeber kann seine Enttäuschung über die Kündigung oft auch nicht unterdrücken. So erlebte ich Gezerre und Rumgeeumel um ein blödes Stück Papier. In einem Fall ging es sogar vor Gericht.

Echt schräg

Das hat mich tatsächlich damals ziemlich aufgeregt. Ein Mitarbeiter war bereits seit zwei Jahren wegen irgendwelchen immer anders lautenden Ausreden nicht am Arbeitsplatz.

Als man sich endlich auf eine Trennung und eine Abfindung einigte folgte natürlich prompt auch die rechtlich einwandfreie Forderung nach einem „guten“ Arbeitszeugnis. Dies entspricht nach aktueller Rechtsprechung der Note 3.

Mit knirschenden Zähnen

Wir als Arbeitgeber waren eindeutig im Recht und durch das Wegbleiben auf ungewisse Zeit entstand viel Planungsaufwand und Fragezeichen. Am Ende bestand der Rechtsanwalt auf noch auf ein 1er-Zeugnis. Diesem wurde vom Gericht stattgegeben.

In mehrfachen Schriftwechsel wurde die Formulierung exakt vom Anwalt vorgegeben. Es war entschieden. Dieser Arbeitnehmer hatte sich ein Arbeitszeugnis mit der Note 1 erklagt, obwohl er nicht in der Arbeit war. Ich selber habe dieses Zeugnis verfasst. Als ich es der Geschäftsleitung vorlegte sahen wir uns an und schüttelten beide nur still den Kopf.

Ent-täuscht

An diesem Tag ist für mich das Vertrauen in die Aussagekraft von Arbeitszeugnissen verloren gegangen. Da war gerade so die Zeit, wo sich das Erklagen von Arbeitszeugnissen etablierte. Also verschwendete ich meine kostenbare Energie in Zukunft nicht mehr dafür darüber nachzudenken, ob es fair ist oder nicht.

Ich wünschte manchmal, ich könnte Kolleginnen und Kollegen in diesem Punkt ein wenig von meiner Gleichgültigkeit zur Benotung abgeben. Viele halten sich noch viel zu lange damit auf, wie jetzt was wo genau drinsteht und ist es jetzt eine Note 3 oder 2, oder doch 1 oder lieber nicht…

Legoszene, Stormtroopers, Büroangestellter am Schreibtisch schaut ängstlich
Human Resource (HR) ist immer irgendwie unter Beschuss… (Bild: slonpics/pixabay)

Gar nicht unser Job

Im Grunde ist es sowieso nicht unser Job in der Personalabteilung. Die Vorgesetzten entscheiden schließlich über die Benotung der Arbeitszeugnisse.

Die Personalabteilung hat hier gar nichts mitzuschnabeln und muss einfach nur das Dokument erstellen. Oft wird dazu ein Fragebogen ausgeteilt, der von der entsprechenden Person einfach ausgefüllt wird. Dies wird dann von uns in Formulierungen übersetzt.

Zukunft

Wenn es nach mir ginge hätten wir auch schon entsprechende Hilfen, um dieses leidige Thema noch schneller vom Tisch zu kriegen. Leidig sage ich, weil manchmal mehr Wind darum gemacht wird, als nötig.

Die Erstellung dauert manchmal zwei Monate, mindesten aber mehrere Wochen. Es herrschen um Formulierungen und Formen noch viele Mythen, auch in den Personalabteilungen.

Die Generationen sind sich hier nicht immer einig. Neutralität gewährleisten Programme, die bei der Erstellung unterstützen.

Zukunftsmusik

Aber noch ist es nicht so weit. Sowas muss wachsen. Ich bin im Mittelstand, da ist ein Arbeitszeugnis halt noch eine größere Sache. Der Vorteil ist, dass die Dokumente dann oft persönlicher und individueller formuliert sind, als die Software eines Großkonzerns, die irgendwelche Floskeln zusammenwürfelt.

Die Mischung macht‘s

Ich empfehle hier ganz eindeutig das Beste aus beiden Welten: Erleichterung der Arbeit durch vorgegeben Prozesse mit Skalierung der Leistung des Mitarbeiters durch den Vorgesetzten. Das spart Zeit und Nerven.

Zum Schluss gibt man dem Zeugnis dann die gewisse persönliche Note indem man Dinge einfügt, die zum jeweiligen Mitarbeiter passen. Hast du beispielsweise große Projekte betreut oder in Hoch-Zeiten nicht zum Feierabend den Stift fallen lassen kann das Erwähnung finden.

Beweise, Beweise

Also wie aussagekräftig ist dann eigentlich so ein Arbeitszeugnis heute noch? Eins steht fest: in Deutschland stehen alle wahnsinnig auf Belege, Zertifikate und Zeugnisse. Für jeden Pups will der Deutsche seine Anerkennung in Schriftform.

So lange es heißt „Über Ihre Teilnahme erhalten Sie ein Zertifikat“ sind wir dabei! Zugegeben, ich mag es auch. Was „vorlegen“ zu können ist eben wichtig.

Glaubenssache

So viel zur kulturellen Prägung. Im Grunde stelle ich aber schon fest, dass das Ausstellen und Lesen von Arbeitszeugnissen mehr zur Glaubenssache geworden ist. Schließlich versteht jeder die bekannten Formulierungen ein wenig anders. Jeder, der nicht gerade frisch geschult ist hat einen anderen Stand zum Thema.

Es gab und gibt viele Änderungen. In der täglichen Arbeit diskutiere ich öfter mit meiner Chefin über diese Inhalte, die „sie noch anders gelernt hat“. Manche wissen auch gar nichts davon und schreiben einfach drauf los. Hier wird meiner Meinung nach zu viel reininterpretiert. Die Bedeutung ist ein wenig verloren gegangen, verwässert, durch die ganze Rumklagerei.

Drei Giraffen bei einer Unterhaltung, blauweißer Himmel im Hintergrund
Zu aktuellen Personalthemen muss man immer im Gespräch bleiben (Bild: C. Sponchia/pixabay)

Innere Werte

Wichtig sind aktuell für mich in einem Arbeitszeugnis zunächst mal die Aufgaben, die dem Bewerber in seinen Zeugnissen bescheinigt werden. Stimmen diese ungefähr überein mit der Position? Dann lese ich ein wenig durch den Text. Der gesunde Menschenverstand leistet mir hier gute Dienste.

Es geht eigentlich mehr um einen Gesamteindruck. An einzelnen Formulierungen hänge ich mich nicht auf. Es bedarf ein wenig Erfahrung, aber im Personalbereich sieht man zum Glück ja viele Arbeitszeugnisse und bekommt ein Gespür nach einiger Zeit.

Fehlen die Zeugnisse ganz bin ich sowieso auf andere Kriterien angewiesen.

Ruhe bewahren

Für meine HR-Kollegen und dich als ArbeitnehmerIn gilt wie immer, sich nicht verrückt machen zu lassen. Ich gebe dir im Folgenden ein paar Tipps an die Hand was zu tun ist, wenn du dein Arbeitszeugnis in der Hand hälst. Und was du tun kannst, wenn dir der Inhalt nicht passt oder du die Bewertung unfair findest.

Giftblatt

So wie oben beschrieben musst du zunächst erstmal abchecken, ob alles Nötige drauf ist, ob alle Arbeitsinhalte drin sind und ob es sich überhaupt um ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis handelt.

Natürlich solltest du immer nach einem qualifizierten Arbeitszeugnis verlangen. Lese dir alles genau durch und prüfe, ob der Inhalt deine Arbeit und Arbeitsweise korrekt widerspiegelt.

Du bist nicht einverstanden? Folgendes kannst du jetzt tun:

gelber Checkzettel To-to-List, erster Punkt abgehaktDu bist nicht zufrieden mit deinem Zeugnis? Folgendes kannst du jetzt tun:

Step by Step:

  • Zunächst Fristen im Arbeitsvertrag checken. Vielleicht bist du in einem Tarifvertrag und kannst gar nicht so lang widersprechen wie du glaubst. Um nichts zu verpassen: nachschauen!
  • Hole dir ein paar Infos aus dem Internet, zum Beispiel aus Blogartikeln wie meinem. Du solltest mit einigen Basics zu Arbeitszeugnissen aufwarten können. Investiere diese Zeit, es geht um dein Recht.
  • Jetzt gehst du einfach mal zum Ansprechpartner im Personalbüro und hinterfragst freundlich dein Zeugnis. Meistens löst sich hier das Problem schon auf. Im besten Falle gehen die Kollegen auf deine Wünsche ein.
  • Falls du jedoch gegen die sprichwörtliche Wand läufst solltest du den Betriebsrat falls vorhanden mit ins Boot holen. Sie können zwar keine Änderungen erzwingen, sind aber ein wertvoller Partner an deiner Seite!

Zwecklos

Hat alles nichts genützt und alle Bemühungen für ein Gespräch haben nicht gefruchtet? So bleibt nur der Gang zum Rechtsanwalt. Hierzu noch einige Hinweise, die für dich hilfreich sind.

An die Form müssen sich alle Arbeitgeber halten. Egal, ob er das vielleicht so „nicht schön“ findet. Es gilt. Hier sollte es zu wenig Problemen kommen, die Sache geht gut durch. Arbeitsinhalte, die fehlen sind ebenfalls relativ leicht einzuklagen. Sie sind normalerweise gut belegbar. Wenn nicht durch die Stellenbeschreibung eindeutig, dann doch durch Vorgesetzte und ArbeitskollegInnen.

Ich will ne 1!

Es ist nur in Ausnahmenfällen und oft nur im Zusammenhang in einem größeren Arbeitsprozess wirklich möglich, sich ein Zeugnis der Note 1 zu erklagen. Wie oben schon erklärt ist ein wohlwollendes Zeugnis eine Note 3. Solltest du eine bessere Note haben wollen, bist du als Arbeitnehmer in der Beweispflicht. Will der Arbeitgeber aber ein schlechteres Zeugnis, z.B. wie Note 4 ausstellen, ist er in der Beweispflicht.

In der Regel bewegen sich Arbeitgeber in der Praxis auf der sicheren Seite und geben meistens ein 2er-Zeugnis. Hier ist weniger Ärger zu erwarten.

Außerdem: ein „sehr gut“ ist nicht unbedingt erstrebenswert, es wirkt doch oft übertrieben. Zudem ist es unrealistisch. Ein schön formuliertes „gut“ ist hier die bessere Wahl.

Weiße Schrift auf schwarzem Letterboard, ZEUNIS

Zwischenzeugnis

Noch ein kurzer Hinweis zum Thema Zwischenzeugnisse. Sind ja auch Arbeitszeugnisse. Für sie gelten die gleichen Regeln, nur, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, dir eines auszustellen. Außer der Vorgesetze wechselst oder deine Position verändert sich stark. Du kannst natürlich trotzdem fragen.

Sei dir aber bewusst, dass du damit eventuell eine Wechselabsicht ausdrückst, die das Vertrauensverhältnis zwischen dir und deinem Arbeitgeber gefährden kann.

Absichten

Sollte ein Druckaufbau allerdings deine Absicht sein nach dem Motto „die sollen sich jetzt mal Gedanken machen, wie sie mich halten“. Dann muss ich dich enttäuschen. In der Praxis habe ich noch nicht erlebt, dass irgendwer plötzlich massive Vorteile oder Änderungen provoziert hat, nur weil er ein Zwischenzeugnis verlangte.

Fehlen dir jetzt noch Information? Falls du Fragen hast schreibe mir gerne eine Mail oder hinerlasse mir einen Kommentar!

Deine
Jessica

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