Das Jahresgespräch – der jährliche Bullshit? 💩
Alle Jahre wieder - kommt das Jahresgespräch

Das Jahresgespräch – der jährliche Bullshit? 💩

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Jahresgespräche – Fluch oder Segen

Neulich treffe ich eine Bekannte und wir kommen kurz ins Plaudern. Sie erzählt, dass sie gerade ihr Jahresgespräch in der Arbeit hatte und sagte „davon muss ich mich jetzt erst mal wieder drei Monate erholen“. Oje, was ist da schiefgegangen? Ist es nicht so gedacht, dass die jährlichen Gespräche der Rückschau und der Motivation dienen sollen? Wohl nur in meiner Vorstellung von Jahresgesprächen. Erwischt Optimist.

Erst mal reinfühlen

Natürlich hat das die Personalerin in mir sofort aufhorchen lassen! Sowas beschäftigt mich und ich mache mir Gedanken, wie solche Aussagen zustande kommen können. Um die Dinge besser zu verstehen, macht es Sinn, sich erst mal reinzufühlen. Also versuche ich mich an meine Jahresgespräche in der Vergangenheit zu erinnern.

Duster

Ich finde nicht viel. Die Firma war entweder zu klein oder die Leitung zu unfortschrittlich um sich mit solchem „neumodischen Kram“ wie Jahresgesprächen zu beschäftigen. In großen Unternehmen und Konzernen sind diese Strukturen bereits seit Jahrzehnten klar und fest verankert, Mitarbeitergespräch gang und gäbe und die Einhaltung wird streng überwacht! Auch weil es dabei um die sogenannte Performance geht. Also wie hat der Mitarbeiter „geliefert“, hat er „right performed“ und alle seine „goals“ erreicht. Puh, da kann einem schon mal schwindelig werden. Zahlen und Beurteilungen als Kennzahlen, softwareunterstützt, sind der Alltag in deutschen Großbüros. Lest dazu diesen kurzweiligen interessanten Artikel aus der Wirtschaftswoche, der ein paar gute Punkte enthält.

Aus viel Erfahrung wie die Großen das machen kann ich momentan aber noch nicht persönlich schöpfen – kommt vielleicht noch.

Into future!

Es gibt durchaus auch den Trend, völlig auf diese Jahresgespräche zu verzichten. Eine gut etablierte Feedbackkultur ist das entscheidende Kriterium, damit sich alle mit dieser Lösung wohlfühlen. Feedbacksoftware, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichtet ist, kann hier wertvolle Dienste leisten.

Fünf Fäuste in der Mitte des Bildes über einem Schreibtisch, Fistbump
KMU sind oft individueller, hinken aber modernen Methoden öfter hinterher

KMU noch ohne

Im Mittelstand oder in sehr kleinen Firmen, in denen ich hauptsächlich tätig war bisher, wird am häufigsten auf das Jahresgespräch verzichtet. Manchmal ist so eine Institution einfach noch nicht etabliert und wird auch nicht eingefordert. Es ist aber auch oft so, dass „wir das dann schon mal machen, aber grad ist keine Zeit“. Wenn die Kommunikation gut läuft, ist ein Verzicht darauf sogar manchmal besser als künstliche Strukturen zu schaffen. Wie oben beschrieben geht der Trend auch eher dahin.

Die Uhr anhalten, um Zeit zu sparen?

Das Argument Zeit ist jedoch schon längst verjährt! Das Jahresgespräch ist eine feste Größe und darf deshalb nicht achtlos beiseite geschoben werden. Was meinst du, wie viel Zeit dich ein unmotivierter beleidigter und sich nicht wertgeschätzt fühlender Mitarbeiter kostet!?

Wer jetzt ein Unternehmen gründet oder in einer Branche sehr nah am Zahn der Zeit arbeitet, für den sind Feedbackgespräche ein wichtiges Steuerelement. Denn alle Bemühungen bringen nichts ohne eine anständige Evaluation. Was schon seit Jahrzehnten in den Fachbüchern und Seminaren über Feedback und Jahresgespräche gepredigt wird kommt so langsam in den letzten Ecken der Familien- und Kleinstbetrieben an.

Zwang zum Handeln

Die Notwendigkeit ist ja einfach da, wir haben einen starken Arbeitnehmermarkt momentan, hier im Süden von Deutschland sind die Auftragsbücher bis zum Rand gefüllt, nahezu Vollbeschäftigung und die Unternehmen werfen immer noch die Netze für gute neue Mitarbeiter aus. Angestellte werden jetzt mit mehr Aufmerksamkeit betrachtet, als das vor zehn Jahren noch der Fall war. Denn sie zu halten ist die neue Herausforderung der nächsten Jahre für alle Unternehmen.

Zwischen Versicherung und Bro-Code

Die teilweise hochqualifizierten und motivierten Mitarbeiter, die mittlerweile aus aller Welt kommen sind bereit viel zu leisten. Sie erwarten dafür aber auch klare Arbeitsanweisungen und Strukturen. Natürlich mit genug Freiheiten und Entfaltungsspielraum. Am besten auf Augenhöhe und mit solidem Weitblick auf die Zukunft. Also Kommunikation irgendwo zwischen solidem Versicherungsverkaufsgespräch und Bro-Code. Nicht leicht und eine echte Herausforderung für die Teamleitungen. Und nicht zuletzt für die Personaler, die solche Jahresgespräche oft begleiten, mindestens aber vor- oder nachbereiten.

Werte

Was ist also zu tun, um eine anständige Kommunikation und einen effizienten Austausch zwischen Leitungen und Mitarbeitern zu gewährleisten? Ich unterstelle jetzt einfach mal eine positive und der Zukunft optimistisch eingestellte Firmenpolitik mit Werten, die den Wert der Beschäftigten miteinschließt. Hapert es daran, muss man viel weiter vorne anfangen, denn dann ist gute Kommunikation erschwert.

Normal ist gut

Aber gehen wir vom „Normalfall“ aus. Wir müssen uns erst mal das Team genauer ansehen. Wie viele MitarbeirInnen sind der Leitung unterstellt? Je mehr, je automatisierter sollte der Ablauf sein. Die Leitung sollte sich mit der Vorbereitung nicht allzu lange beschäftigen müssen, am besten gibt es einen immer gleichen Leitfaden, Vordrucke oder im besten Falle sogar schon eine Software. Diese etablieren sich momentan auch für den Mittelstand, uns wurden schon einige vorgestellt.

Dann die Zeitplanung. Unter zehn Kollegen, mit denen ich Gespräch führen will, ist noch eine Terminerinnerung ausreichend. Alles darüber hinaus ist für mich zwar schon eine Überbeanspruchung der Führungskraft, aber leider durchaus Alltag.

Hier sollte ein Assistent übernehmen oder die Jahresgespräch zumindest mit verwalten, um Termine zu planen und zu organisieren. Schließlich hängt einiges dran – Raum buchen, zwei Leute, ggf. auch die Personalabteilung, einladen, Zeiten finden. Noch dazu sollte die Möglichkeit geschaffen werden, diese halbe Stunde ohne Hetze und Eile und möglichst „comfy „ zu begehen.

Verschiedene Welten

In welchen Berufsfeldern wir unterwegs sind bedingt natürlich zum größten Teil Inhalt und Ziel des Gesprächs. Beim Vertriebler liegen ganz klar Zahlen ganz vorne im Rennen, die Performance wird bewertet, hier geht es oft auch um Provisionen. Das wird vom Mitarbeiter auch erwartet. Der Ton ist oft etwas straffer, wenn Zielerreichung und Erwartungen auf einen gleichen Nenner gebracht werden sollen.

Zwischenmahlzeit

Bei solch oft anstrengenden Gesprächsverläufen empfiehlt sich die sogenannte Sandwich-Methode. Ein Klassiker unter den Kommunikationsmitteln. Erst werden positive Aspekte beleuchtet, bevor es etwas schwieriger wird und auch konstruktiv kritisiert werden darf. Der Abschluss sollte dann wieder positiv und freundlich sein. Für beide Gesprächspartner bleibt das Jahresgespräch dann meistens als positiv und konstruktiv in Erinnerung. Dieser Gesprächsstil ist auch im Privatleber ein echtes Hilfsmittel, sei es beim Partnern oder mit den Kids.

Turnschuh steigt nahezu auf Bananenschale-Fehler-im-Jahresgespräch
Alle machen Fehler. Einge gute Vorbereitung kann aber Fettnäpfchen verringern!

Augen zu und durch?

Dann geht es ans Eingemachte. Ich habe schon erlebt, dass Teamleiter Fehler und Aussagen von Mitarbeitern das Jahr über mitnotiert haben und diese dann beim Mitarbeitergespräch thematisiert haben. Oje, man kann sich gut vorstellen was für ein Elefant plötzlich mit am Tisch sitzt! Eine ganze Herde! Schrecklich! Manchmal frage ich mich, wie manche Leute an ihre Positionen kommen, um es mal hart auszudrücken. Das kann man doch nicht machen, was soll das denn für ein Gespräch werden? Nicht nur, dass das Vertrauen leidet, der Mitarbeiter oder Mitarbeiterin kommt sich auch überwacht und beobachtet vor, sehr unangenehm. Falls ich den Mitarbeiter nicht ernsthaft loswerden möchte, ist eine Fehlerliste tabu!

Sinnvolle Vorbereitung

Nichts gegen Notizen unterm Jahr, wer kann sich schon alles merken. Mich sieht man auch nie ohne meinen kleinen Ringblock. Teamleader sollten auch eine Gedächtnisstütze so oder so ähnlich am Start haben. In unserem Personalprogramm gibt es sogar eine extra Rubrik um solche Notizen zu Jahresgesprächen und ähnlichem zu speichern. Aber  eine Fehler-Liste? Ein No-Go. Wie sieht das denn aus! Ich will ansprechen, dass im Februar vor elf Monaten eine Aufgabe nicht termingerecht abgegeben wurde oder eine Info nicht richtig kommuniziert wurde? Hä, was? Weiß ich gar nicht mehr, ist doch sicher geklärt. Was soll das?

Vor dem Gespräch sind doch sicher noch fünf Minuten Zeit, in denen ich den Kern der auftretenden Fehler zusammenfassen und über das Ausbauen von Stärken nachdenken kann als über das Ausmerzen von Fehlern. Mindset ist alles!

Keep it simple

Falls es nicht um Zielerreichung oder konkrete Projekte geht, deren Ergebnisse entscheidend sind für das weitere Vorgehen würde ich sogar sagen, dass man die Sache total abkürzen kann. Ich bin sowieso kein Fan von Rumgelabber. Für mich ist das Mitarbeitergespräch Zeit, die der Mitarbeiter mit der Führungskraft hat. Es ist ihre oder seine Zeit! Sie oder er darf reden und der Leader hört zu! Es geht um die Wertschätzung des Mitarbeiters gegenüber, dass diese Zeit ihr oder ihm gehört!

Schlecht gelaunte Katze british shorthair
Jahresgespräche können einem schon mal schlechte Laune bereiten...

„Mir hört ja eh nie jemand zu“!

Doch! Hier! Mitarbeitergespräch! Du redest, ich halte die Klappe! – Wertschätzung vom Feinsten. Und dabei kommen alle Themen auf den Tisch, die den Kollegen beschäftigen. Egal, ob es die Kantine ist, die schlechtes Essen hat, der Kollege, der immer das Fenster aufreißt oder die Mutter daheim, die langsam aber sicher an Demenz erkrankt. Wir arbeiten mit Menschen. Wir müssen zuhören und uns in ihre Welt reinversetzen. Wenigstens diese halbe Stunde oder Stunde im Jahr. Das ist der verdammte Job einer Führungskraft! Geile Excel-Listen basteln, Einsatzpläne erstellen oder Projekte planen ist oft eine anspruchsvolle Arbeit. Die mit Abstand schwerste und zeitintensivste Arbeit ist jedoch die mit den Menschen. Hier ist manchmal was verzwickt und nicht so leicht zu finden wie vielleicht eine zerschossene Formel. Fingerspitzengefühl ist im Jahresgespräch – und auch sonst – gefragt.

Hart an der Sache, weich am Menschen

Die MitarbeiterInnen sind das Herzstück des Unternehmens, sie SIND das Unternehmen und deswegen haben sie alle ein gutes und positives Mitarbeitergespräch verdient.

Das beste Jahresgespräch ist sowieso das, was schnell wieder rum ist. Denn den Mitarbeitern sollte man während ihrer gesamten Arbeitsspanne „auf den Fersen“ bleiben, und ich meine damit nicht beobachten! Ich meine ihre Themen, ihre Arbeitsweise, ihren Einsatz. Lest dazu auch gerne meinen Beitrag über Soft Skills!

Etwas ist schief oder nicht wie erwartet gelaufen? Kann passieren. Einfach schnell mal rüber gehen ins Büro und ansprechen, was hier schief lief, wie es weiterläuft. Kennt man den Mitarbeiter, weiß man, wie man sowas galant anspricht. Gold wert!

Oder das kurze Kompliment in der Kaffeeküche, „hey, gut gemacht, die neue Software läuft wie Sau!“ Wer das regelmäßig macht, wirkt dabei auch nicht künstlich.

Offene Tür zum Büro, ein heller Arbeitsplatz mit Laptop, signalisiert Gesprächbereitschaft
Eine offene Tür steht für offene Kommunikation! Nur reingehen musst du selber!

Tür auf!

Wer seine Bürotür im übertragenen Sinne oder auch in echt – immer offen stehen hat für die Sorgen und Nöte der Kollegen und Mitarbeiter der hat eigentlich in der Regel nicht viel vorzubereiten für das Jahresgespräch. Sie oder er weiß, welche Themen beim Mitarbeiter anstehen. Darum meinte ich auch eingangs, die Teamgröße von nicht mehr als zehn Leuten ist ideal. Alles darüber ist einfach nicht mehr so persönlich und der Anspruch an Kommunikation auf Augenhöhe kann vielleicht nicht mehr anständig erfüllt werden.

Ich packe meinen Rucksack…

Das Feedbackgespräch findet natürlich trotzdem statt. Am besten habe ich einen Rucksack voll positiven und konstruktiven Feedback gepackt und wir schauen uns den Inhalt gemeinsam an wie die Grundschüler, die nebeneinander im Pausenhof ihre Tupperdosen auspacken. Neugierig und freundlich. Und lasst verdammt nochmal die Mitarbeiter reden! Ich weiß, einige von euch haben sicher das Alphatier-Syndrom oder sind sonst auch Meister im committen, aber jetzt ist Zurückhaltung gefragt, also einfach mal Schnabel halten.

Und wenn’s halt scheiße ist?

Leider ist das Jahresgespräch für viele trotz aller Offenheit für neue Arbeitskonzepte noch ein Spießrutenlauf. Da wäre mein Ratschlag, einfach mal anzusprechen, dass man sich nicht sonderlich wohlfühlt in den Gesprächen und ob man einen Vorschlag machen darf. Ihr meint gar nicht wie viele Führungskräfte froh darüber sind, wenn jemand eine neue Idee hat oder endlich mal ausspricht, was beide denken.

Buh-Mann

Teamleader fühlen sich nämlich selber oft unwohl in solchen Gesprächen. Wer mag schon dauernd Urteile über andere fällen. Meisten kommen sie selber dabei beim Mitarbeiter ja auch nicht gut weg.

Und wenn nichts geht, dann tröstet euch mit der Tatsachen, dass es ja ein „Jahresgespräch“ ist, also nur einmal im Jahr staffindet. Das schafft ihr dann schon. Ein halbe Stunde im Jahr die Monologe aushalten – seid ihr ja schon von den Meetings gewöhnt. Dann noch eine halbe Stunde über die Gehaltserhöhung diskutieren. Nicht schön, aber selber Schuld! Wer Menschen führen will und den Zugang zu seiner eigenen menschlichen Seite dabei verliert, ist falsch in solch einer Position. Die neuen Generationen folgen keinen Dampfplauderern mehr, sie sind selber gut informiert und wissen um ihren Wert.

Und wenn aus drei Monaten Erholungszeit von solch einem Gespräch sechs Monate werden sollten, ist auch ein Jobwechsel mal eine Überlegung wert.

Eure Jessica

Frau mit Brille am Tisch, Textmarker in rechter Hand, linke Hand liegt auf, lächelt

Eure Meinung ist gefragt! Welche Erfahrungen habt ihr bisher mit Jahresgespräch, Zielvereinbarung & Co.? Scheibt es mir in die Kommentare!

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