Onboarding – macht es endlich richtig!

Onboarding – macht es endlich richtig!

Onboarding Kooperation Disclaimer hrliebtdich und haufe

Heimkommen

Er kommt zur Tür rein, sie hört ihn schon von der Couch aus. Seine Schlüssel fallen in die Schlüsselschale. Sie geht ihm entgegen und begegnet ihm auf dem Gang:

„Hey, wie war dein erster Arbeitstag? Ich habe schon an dich gedacht, du musst mir gleich alles erzählen!“.

Sie strahlt, freut sich für ihn, weil er so glücklich war, als er die Zusage für den Job erhielt. Wochenlang hatte er recherchiert, war zwei Mal zum Gespräch geladen worden, alles hörte sich fantastisch an. Erwartungsvoll blickt sie ihn an.

„Ach, gibt’s nicht viel zu erzählen, war ok.“ Kurze Pause. Er sieht auf den Boden und sagt: “ich glaube, ich kündige wieder“.

💥 Ach herrje, was ist da denn geschehen?! Hat er zu viel erwartet? Hat er irgendwas übersehen? Wurden ihm etwa falsche Tatsachen vorgespielt in den intensiven Gesprächen? Es fühlte sich alles so gut an.

Best case

Da könnte natürlich alles ein wenig wahr sein. Am ehesten ist hier aber einfach das Onboarding schiefgelaufen.

Das ist die bedeutende Phase, die den neuen Mitarbeiter vom eigentlichen Recruiting- also den Anwerbeprozess – ins Unternehmen integriert. (*weitere Informationen zum Onboarding-Prozess).

Anschließend soll er oder sie genügend vorbereitet und sozial ins Team integriert sein, um die eigentliche Aufgabe ohne Ablenkungen auszuüben.

Fachkräfte wachsen nicht auf Bäumen

Ein ist klar, der Typ oben aus meiner Geschichte ist weg. Oder es wird zumindest schwer sein, ihn noch vom Gegenteil zu überzeugen.

Wir haben diesen Menschen von uns als guter Arbeitgeber überzeugt und es auf den letzten Meter versaut.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet auch richtig Geld, auch mal bis zu zwei Jahresgehälter (Cost of Vacany). Wie du weißt, ist der Arbeitsmarkt für Fachkräfte momentan ein Arbeitnehmermarkt, das heißt, dass gut qualifizierte Leute oft mehrere Angebote in der Tasche haben oder regelmäßig bekommen.

Onboarding
War for Talents? Zum Glück eher ein Bagging for Talents… (Bild: haufe.de)

Der HR-Job

Ergänzend muss ich euch aber auch noch erzählen, dass wir in der Personalabteilung im besten Falle alles geben, uns gut zu verkaufen und den Kandidaten von den Vorzügen des Unternehmens zu überzeugen.

HR ist eben auch nur Verkauf und wir machen unseren Job.

Kann natürlich sein, dass hier Erwartungen geweckt werden, die sich am Ende nicht oder nicht ganz erfüllen. Hier tanzen wir PersonalerInnen auf dem schmalen Grad zwischen Eigenlob stinkt – und stimmt, zwischen Ehrlichkeit und Marketing.

Unbekannte Faktoren

Wir wissen aber auch nicht immer ganz genau, was nach der „Übergabe“ vom Onboarding in die Abteilung wirklich passiert. Ob das Teams sich jetzt wirklich über Verstärkung freut oder sie nur akzeptiert.

So ist das (Arbeits)Leben und das ist nicht immer planbar.

Übrigens: Wie du bereits vor deinem Vorstellungsgespräch ein gutes Unternehmen erkennst, verrate ich dir in meinem Blogartikel Unternehmenswebsite – wie erkenne ich ein gutes Unternehmen – online!

Onboarding ist komplex

Und gleichzeitig einfach. Denn obwohl sich die Arbeitswelt mit Begriffen und Prozessen zum Onboarding, Preboarding, Reboarding und alles darum herum überschlägt läuft es doch immer auf das Gleiche heraus:

Versetze dich in dein Gegenüber, überdenke deine ersten Arbeitstage. Wie hättest DU es denn gerne gehabt? Was würde dich als Neuankömmling positiv überraschen und dich auf den nächsten Tag freuen lassen?

Hier eignet sich auch wunderbar eine Ideensammlung im Team, da sind viele Geschichten im Raum, hör hin!

Onboarding Schulbank, Tafel
Gut aufgepasst! (Bild: Gerhard G./pixabay)

Kurze Begriffserklärung Pre-, On-, Reboarding

Preboarding: alle, was nach der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag passiert. Manche sagen sogar, Preboarding beginnt bereits im Gespräch. Warum auch nicht, der erste Eindruck gehört unweigerlich dazu.

Onboarding: neue MitarbeiterInnen „an Bord“ holen, damit ist der erste Arbeitstag aber auch die Einarbeitungsphase gemeint.

Reboarding: das ist die (Wieder)Integration von MitarbeiterInnen nach einer Abwesenheit, z.B. Elternzeit, anderer Arbeitgeber, Sabbatical oder ähnliches.

Was genau bedeutet jetzt also erfolgreiches Onboarding?

Ich kann momentan nur für den Mittelstand sprechen, in einer über hundertköpfigen Firma sind die Ressourcen manchmal etwas anders gelagert wie bei einem 2.000-Mitarbeiter-Unternehmen.

Auch die Stellung der Personalabteilung ist nicht immer so gefestigt und etabliert. Um die Fachleute sind aber alle gleich bemüht, gleichgültig welche Unternehmensgröße. Oder sollten das zumindest sein.

Wie hätten wir also das Dilemma in der anfangs beschriebenen Szene vermeiden können? Schauen wir uns an, was passiert, wenn du einen neuen Job gefunden hast.

Nach der Zusage

Super, wir haben dich von uns als guter Arbeitgeber überzeugt! Nehmen wir an, du hast dich ebenfalls wohl gefühlt und findest dich in den Aufgaben wieder. Du hast zugesagt, dass du mit uns arbeiten möchtest. Wie geht es weiter?

Onboarding Frau freut sich, neuer Job
Geschafft! – Die Freude ist auf beiden Seiten groß! (Bild: mohamed_hassan/pixabay)

Kommunikation und Geschwindigkeit sind einer der wichtigen Zutaten, die die Würze in dieser Phase ausmachen.

Du wirst einen Vertrag bekommen, am besten so schnell wie möglich. Erstens solltest du das Gefühl haben, hier kommt was in die Gänge und die kümmern sich. Es gibt einen Ansprechpartner, der Infos einholt, Mails schreibt mit den zusätzlichen Dingen, die benötigt werden.

In diesen Mails und Anrufen ist auch immer Zeit für ein freundliches Wort finde ich, z.B. „wir freuen uns auf dich“. Wer hört das nicht gerne. Und es kommt von Herzen, weil wir unseren Job lieben.

To Do’s in der Praxis

Erinnerst du dich noch an deinen letzten ersten Arbeitstag? Wie war’s?

Wussten die Kollegen von deinem Start? Wurdest du informiert, wo und bei wem du dich zu melden hast? War der PC da? Ihr glaubt nicht, bei wie vielen Menschen am ersten Arbeitstag kein Computer da ist! Das hat vermutlich jeder schon mal erlebt.

Also, alle Kanäle für die Hard- und Software sowie alle Ansprechpartner müssen zuverlässig informiert werden. Gewisse Dinge wie Hardware oder Autos benötigen Zeit, bis sie beschafft werden.

Vor allem Elektrotechnik ist momentan nicht so schnell zu kriegen wie üblich, da jeder Vierte in den letzten Monaten sein Homeoffice eingerichtet hat.

Das sind nur einige der Aufgaben, die delegiert, überwacht, bearbeitet werden müssen. Für PersonalerInnen tägliche Routine, für dich dein erster Arbeitstag! Etwas sehr Besonderes!

Schnelldurchlauf

Bei einem Onboarding sind tausend Kleinigkeiten zu beachten, damit es ein guter Start wird. Und egal, ob Aushilfe, Bachelorand oder neuer Geschäftsführer: die Arbeit bleibt die gleiche, denn alles muss laufen.

Ich gebe dir einfach mal ein kurzes Insight, wie es zum Beispiel laufen kann. Sicher besteht hier wie immer keine Anspruch auf Vollständigkeit und nicht alles funktioniert überall. Sicher ist die ein oder andere Anregung dabei. Und für Nicht-Personaler auch ganz spannend.

  • ist sonstiges Equipment da? Auch Stuhl, Stifte, Locher usw., evtl. Begrüßungsgeschenk am Schreibtisch (Basic!)
  • sind alle Beteiligten informiert, ist der Einarbeitungsplan fertig und an die Teamleitung gegeben?
  • ungefähr eine Woche vorher wird ein Aushang gemacht, einen Tag vorher gibt es eine automatisierte Rundmail mit Namen, Abteilung
  • frühzeitiges Versenden einer Nachricht an neuen Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn, wann wohin, zu wem
  • Am ersten Tag holt der zuständige Abteilungsleiter oder einer vom HR den neuen Mitarbeiter ab, bringt ihn zum Platz, dort soll sie oder er dann in Ruhe ankommen
  • IT regelt solange alles Nötige wie Anmeldung zeigen usw.
  • wo ist das WC und wo gibt es Kaffee? – Das ist etwas Bekanntes und vermittelt Sicherheit
  • Rundgang durch das Unternehmen, am besten stellen sich die Abteilungen dem neuen Kollegen kurz vor
  • Mentor- oder Buddyprogramm erklären, Personen zusammenbringen
  • Erreichbarkeit und Möglichkeiten (z.B. Chat, Zugang zu Durchwahlen) kommunizieren, Gefühl vermitteln, ich bin zuständig für dich
  • Ende der Woche den oder die Neuen persönlich ansprechen, was noch fehlt, ob soweit versorgt
  • nach einigen Wochen oder Monaten Einarbeitungsplan von Teamleiter einfordern
  • Vertrauen schaffen mit rascher und kompetenter Bearbeitung von Anfragen
  • last but not least: lächeln!

Lust auf mehr Input? *13 wichtige Onboarding-Schritte einer gelungen Willkommenskultur – ihr werdet auch die meisten Schritte aus meiner täglich Praxis darin finden. Einfach, weil sie funktionieren.

Thank God it’s digitalisiert!

Onboarding digitale Personalakte Blick von oben auf Laptop
Modernes HR ohne Digitalisierung ist schwer vorstellbar (Bild: NeShea/pixabay

Wie du siehst, jede Menge Zeug. Das alles im Auge zu behalten, vor allem, wenn mehrere Onboardings auf einmal in verschiedenen Phasen laufen ist eine Herausforderung.

Seit über einem Jahr arbeite ich mit einer Personalsoftware, in der alle Personalakten digital zu führen sind. Alles wird eingescannt, es können Prozesse abgebildet werden und relevante Kollegen werden automatisch Aufgaben zugeteilt.

Ich kann auch gar nicht sagen, was das für ein Schatz für mich ist. Ich konnte während des Corona-Lockdowns fast nahtlos ins Homeoffice umziehen, da ich an alle Daten komme.

Wer immer noch mit Aktenordnern und Excellisten rumtut, dem empfehle ich dringend einen Umstieg.

Für den Onboarding-Prozess werden alle nötigen Aufgaben definiert und verteilt. Eine echte Arbeitshilfe, in der weniger Schritte übersehen werden können und damit die Qualität des Onboardings steigert.

Onboarding im Homeoffice

-> lest dazu auch meinen Artikel Homeoffice – vertrauen Sie mir?!

Onbaording Flatlay Homeoffice, Lapttop, rechts Bügeleisen, links eine Tasse Expresse
Anpassungsfähigkeit verschafft vielen Unternehmen jetzt einen Vorteil (Bild: Alexandra Koch/pixabay)

Während der Hochphase vom Lockdown haben wir tatsächlich im eigenen Team einen Kollegen eingestellt. Er ist gleich halb im Homeoffice gestartet.

Das hatte ich vorher noch nicht und zugegeben, ich war ziemlich nervös, ob das gut gelingt. Nicht die Lieblingslösung, aber es ging alles gut. Das Onboarding wurde entsprechend angepasst und die Kommunikation wurde noch intensiver.

Manchmal musst du auch einfach mutig sein und neue Dinge wagen! Später fragst du dich dann – vielleicht so wie ich – warum haben wir das eigentlich nicht immer schon so gemacht! (*hier gibt es noch mehr Anregungen zum Onboarding im Homeoffice)

Back for good – Reboarding

Onboarding, Reboardig,Onboarding, Reboarding, zwei Ferkel umarmen sich im Heu, schlafend, relaxed
Schön, dass du (wieder) da bist! (Bild: Roy Buri/pixabay)

Die Onboarding-Prozesse können auch, sobald sie solide stehen und erprobt sind auch für das sogenannten Reboarding übernommen werden.

Im Grund wird hier nicht viel geändert. Das gelungene Integrieren von Rückkehrerinnen und Rückkehrern ist genauso wichtig und entscheidend für den weiteren Verlauf des Arbeitsverhälnisses wie bei neuen Kollegen „von außen“.

Der Vorteil ist, dass das Unternehmen schon bekannt ist und hier Zeit und Energie mit dem Vertraut machen der Interna gespart wird.

Aber es gilt, je länger der oder die jenige vom Unternehmen weg war, desto näher kommt die Einarbeitung an das Standartprozedere ran. Für den neuen Mitarbeiter ist es ein Neustart beim Unternehmen.

*Hier gibt’s noch mehr Input zum Reboarding, mit Video

Bitte nimm meine Tipps und Hinweise als Anregungen, in deinem Unternehmen und Teams das Onboarding voranzubringen und deine MitarbeiterInnen und Kollegen willkommen zu heißen, wie sie es verdienen! Und ja, es ist am Anfang immer ein Vertrauensvorschuss. Seid mutig! Ich wünsche euch viel Spaß bei der Umsetzung!

Wenn du dich tiefer einlesen willst oder weiteres Best Practice zum Onboarding suchst stöbere doch mal auf der Seite meines Kooperationspartners *Haufe.de unter My Onboarding und hole dir Inspiration!


Fehlen dir jetzt noch Information oder hast du noch mehr Punkte, die in meiner to-Do-Liste fehlen? Falls du Fragen hast, schreibe mir gerne eine Mail oder hinterlasse mir einen Kommentar! Ich freue mich auf Anregungen und Impulse!

Pass auf dich auf!

Jessica

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