Personaler-Skills oder: bist du hart genug für HR?

Personaler-Skills oder: bist du hart genug für HR?

Personaler: Bissgurken und Korinthenkacker

Mit der Personalabteilung verbinden die meisten Arbeitnehmer nicht unbedingt die besten Momente im Leben – Stress im Vorstellungsgespräch, Atteste werden angemahnt oder auf die Einhaltung der Pausenzeiten hingewiesen. Was immer von dort kommt, es wirkt wie nichts Gutes. Eine ganze Abteilung voller Bissgurken und Korinthenkacker.

Namen sind Schall und Rauch

Aber ich kann dich beruhigen, so schlimm ist es nicht. Die Personalarbeit klingt zwar schon vom Namen her nicht sonderlich sexy, aber auch hier lassen sich die Firmen etwas einfallen. Wie findet ihr Mitarbeitermanagement (dm) oder das aus dem englischen Sprachraum stammende HR (Ätsch-Ar) für Human Resource?

Innere Werte

Wie das Kind auch heißt, wichtig ist ja, was dahintersteckt. Welche Skills braucht die oder der Personaler von heute neben den üblichen schulischen Ausbildungen? (Was sind die gängisten Soft Skills?)

Grundsätzlich steht die Personalabteilung zwischen den Mitarbeitern und der Geschäftsleitung und soll hier verwalten, vermitteln, versorgen. Nicht die einfachste Aufgabe. Wir sind nicht nur der Geschäftsleitung gegenüber verpflichtet, sondern auch der Unternehmensphilosophie und euch, allen Mitarbeitern, von Führungs- bis Putzkraft.

Feuer gefangen

Und wer tut sich sowas freiwillig an? Personaler sind ja für viele ja nicht gerade die erste Person ihres Vertrauens. Ständig mit der Umsetzung von irgendwas beschäftigt, Vermittlung hier, Recruiting da und von überall nur Gemotze?

Ja, ich gebe zu, die dankbarste Aufgabe ist es nicht gerade. Ich liebe es trotzdem und kann mir keinen besseren Beruf für mich vorstellen. Ist vielleicht so ein Helferkomplex-Ding. Zumindest schadet es nicht, einen zu haben. Viele kämpfen mit mir für euch, für gute Arbeit, für gesunde Unternehmen. Und wenn das Feuer erstmal brennt…

 
 

Are you strong enough for HR?

Aber nehmen wir mal an, du würdest in der Personalabteilung deines Unternehmens anheuern wollen. Was solltest du im Optimalfall mitbringen und was kommt überhaupt auf dich zu? Immer von einer optimalen Arbeitsumgebung ausgehend, die Interesse daran hat, MitareiterInnen zu fördern und fordern habe ich mir über die wichtigsten Skills Gedanken gemacht und gebe dir einen Einblick über einige Aufgaben und Fertigkeiten im HR – von denen ich weiß Gott nicht alle selber besitze! Hoch lebe das Team!

Büromensch, Organisation, Sorgfalt

Solltest du dich für einen Job als Personaler interessieren musst du in jedem Falle schon mal eines lieben: Büroarbeit. Den ganzen Arbeitstag wirst du in Büro verbringen, mal in deinem, mal in anderen Büros. Normalerweise ist eine kaufmännsische Ausbilung auch Grundvoraussetzung als PersonalerIn obwohl auch Quereinsteiger heutzutage denkbar sind.

Überall zuhaus

Eines ist sicher: in Meetingräumen solltest du dich schon wohlfühlen. Denn falls du nicht dort einer neuen Idee oder Umsetzung lauschst oder eure Jobs verkaufst, sitzt du am Bildschirm, beantwortest Mails, musst scannen, im Internet recherchieren, Fachartikel- und Newsletter lesen, Briefe schreiben, Sachen ablegen, Telefonanrufe entgegennehmen. Es kommen auch die Kolleginnen und Kollegen mit ihren Sorgen und Nöten direkt im Büro vorbei. Also: immer lächeln!

Skizze Strichmännchen auf Bürostuhl, ungemühtlich "why my back hurts"
büromenschen: daily struggle

Daily Struggle

Der ganz normale Bürowahnsinn eben. Ein gewisses Organisationstalent ist von Vorteil, weil eine Struktur alles leichter macht. Und ohne ein (virtueller) Kalender für alle Meeting, Gespräch, Vorstellungstermine etc., der natürlich immer aktuell sein muss geht es gar nicht.

Erschwerend kommt hinzu, dass du viel – eigentlich fast nur – mit Daten von Mitarbeitern oder der Geschäftsleitung hantierst. Ein falscher Mailadressat oder eine Vertragsablage im falschen Personalordner können große Auswirkungen haben.

Der Job wird dir einiges an Konzentration abverlangen, weil jeder Fehler sehr unangenehm werden kann. Eine gute Struktur und das Vieraugenprinzip können eine gute Stütze sein.

Recherche, Ohr für Trends, Rechtskunde

Wäre das schon mal abgehakt. Erkennst du dich schon wieder? Wie auch immer, lies weiter und lass dich überraschen, was noch alles nötig ist für die Arbeit im Personalbereich!

Als leidenschaftliche Personalerin oder Personaler ist deine Arbeit immer da wo auch du bist. Auch in deiner Freizeit wirst du über arbeitsrelevante Artikel oder News stoßen, die du dann unweigerlich verkonsumieren wirst. Schließlich lebt Personalarbeit und unterliegt ständig einem Wandel.

Im Moment mit der New-Work-Bewegung ganz besonders (lest dazu diesen nicen Blogartikel von Joanna Zajfert!) Da heißt es am Ball zu bleiben und herauslesen, was sich Arbeitnehmer und -geber wünschen und wie man diese Wünsche zusammenbringt.

Newsletter , ArbG und Internet – deine besten Freunde

Auch Recherchen gehören zu Alltag. Ist die Rechtsprechung zum Kündigungsschutz noch aktuell? Wie entwickelt sich die Handhabe zum Urteil bzgl. Arbeitszeiten? Was bedeutet Datenschutz für deine tägliche Arbeit?

Dies und viel mehr kann man ansatzweise schon mal im Internet nachlesen. Du wirst aber auch öfter im Jahr auf Vorträge, Webinare und Seminare gehen, um dich zu den personal- und abrechnungsrelevanten Themen auf dem Laufenden zu halten. Und das schlimmste ist: es muss dich sogar noch interessieren

Vier Spätze Unterhaltung hrliebtdich.de Zuhörer
Hören ist nicht schwer, zuhören dagegen sehr

Zuhörer, Moderator, Beobachter

Geht alles noch meinst du? Dann kommen wir jetzt zu den etwas kniffligeren HR-Skills eines Personalers.

Grundsätzlich reden die meisten Menschen gerne, schließlich sind wir soziale Wesen und leben vom Austausch. Zuhören dafür ist eine Eigenschaft, die etwas trainiert werden muss.

Eine Portion Menschenkenntnis solltest du als Personaler dann schon mal in petto haben. Lebenserfahrung gepaart mit einem Open Mind wäre eine gute Voraussetzung, was ältere PersonalerInnen im Team zu einem unersetzlichen Schatz macht.

Neutrale Zone

Du bist nicht nur Zuhörer, du bist in größeren Runden auch oft Moderator. Und immer Beobachter. Für dich als Personaler ist der Gesamtüberblick entscheidend. Momentaufnahmen müssen sich in eher künstlicher Umgebung (z.B. Bewerbungs-, Krisen- oder Beurteilungsgespräch) zu einem Gesamtbild aus der eigenen Meinung und den Erzählungen anderer zusammenfügen.

Oft wirklich schwierig, den objektiv ist bei solchen Themen ja wohl kaum einer. Und aus den eigenen schnellen Notizen musst du oft dann noch ein aussagekräftiges Protokoll erstellen.

Menschenkenntnis, Kommunikationsfähigkeit, Umgang

Geht noch mehr? Na klar, du willst schließlich vollends in die Höhen und Tiefen eines Personalers eintauchen – oder zumindest dort mal Mäuschen spielen.

Wie bereits oben kurz erwähnt solltest du dich im Beruf Personaler zumindest ein wenig für deine Mitmenschen interessieren. Nicht selten arbeiten im HR-Bereich haufenweise Sozialpädagogen. Ihre Fähigkeiten sind im Personalbereich gern gesehen. Ein Studium ersetzt jedoch nicht eine gewisse Erfahrung, die du dir aneignest während der Zeit.

Schließlich sollte das Verhalten deiner Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzen und Partnern möglichst immer im richtigen Kontext betrachtet werden.

Art und Weise

Zu allem Überfluss wirst du dann auch noch in einer anderen Art und Weise kommunizieren lernen, wie du es sonst gewohnt bist. Fragetechniken und Kommunikationsmodelle sind dir kein Fremdwort mehr. Manche der Flipchart-Blätter die du in deiner Ausbildung gesehen hast begegnen dir tatsächlich in der Praxis wieder.

Pokerface

Im Umgang mit Menschen wirst du oft gezwungen sein, deine eigenen Emotionen zurückzuhalten. Dieses Jahr gibt’s für alle keine Weihnachtsgeld? Statt dich ebenfalls am Gerede zu beteiligen musst du schlichten und sachlich argumentieren, obwohl du es natürlich auch richtig übel findest und wütend bist.

Neues Zeiterfassungssystem und du hast noch keine Ahnung, wie es funktioniert? Pokerface bis alles läuft! Auch in Einzelgesprächen kann es mitunter laut oder unangenehm werden. Du musst immer ruhig bleiben. Sachlich. Präsent. Gar nicht so leicht manchmal.

Optimisus, 4 Smileybälle, 3 zornig, Fokus auf 1, der lacht
Immer cool bleiben, einer muss ja.

Zuverlässigkeit, Offenheit, Empathie

Als Personaler gehst du immer mit gutem Beispiel voran. Schließlich repräsentierst du wie alle anderen Mitarbeiter auch das Unternehmen. Von dir wird das im besonderen Maße erwartet.

Unzuverlässigkeit kann dir hier das Kreuz brechen. An Vereinbarung sollte sich natürlich grundsätzlich jeder immer halten, aber wenn das fragile Vertrauen der Mitarbeiter in die Personalabteilung erstmal verloren ist, ist es nur schwer wiederzuerlangen.

Hallo, Spiegelneuronen!

Manchmal ist es wirklich tricky, gleichzeitig offen und diskret zu sein! Ein ständiges Abwägen. Das macht nicht immer Spaß. Meistens weißt du als Personaler Dinge schon vorher oder genauer, kannst dies im Gespräch aber nicht mitteilen. Hier kehrst du deine Stärke Empathie raus. Wieder zuhören, mitfühlen, versuchen herauszufinden, um was es geht.

Wir heißt auch du!

Auch wenn du selber Angestellte/r bist ist es oft doch ein anderer Blick. Versuche dich – wie immer im Leben – in die perspektive deines Gegenübers hineinzuversetzen. Nur so geht gute Personalarbeit.

In jeder Firma geschieht auch weiß Gott genug Mist. Personaler sind davon natürlich auch immer betroffen, es aber professionell, wenn sie nicht jammern, nicht wehklagen. Nicht alle Anweisungen sind schön und gerecht. Du musst sie trotzdem durchführen. Und wirst damit bei der Belegschaft der Buhmann sein. Auch das ist dein Job und das musst du aushalten.

Kompromisse, Durchsetzungs- und Überzeugungskraft

Hart an der Sache – weich am Menschen. Dieses Zitat ist vielleicht schon ein guter Wegweiser, was von dir als Personaler erwartet wird. Als Stabstelle musst du damit leben, dass du dich zwar mit Problemen und Lösungen beschäftigst, in der Regel aber nie die schlussendlichen Entscheidungen dazu triffst.

Für den ein oder anderen mag das eine gute Möglichkeit sein, Verantwortung für die unangenehmen Dinge, die da oft so lauern, nicht zu übernehmen. Leider weit gefehlt. Du triffst zwar nicht die Entscheidung, musst sie aber sowohl kommunizieren als auch durchsetzen.

…nicht im Budget

Tatsächlich ist es auch öfter nötig, jemanden von einer Entscheidung zu überzeugen, die weder deine gewesen wäre noch mit der du einverstanden bist. Schließlich bist du Sprachrohr der Geschäftsleitung und muss auch deren Interessen vertreten, z.B. wirtschaftliche.

Ist im Budget kein weiterer Mitarbeiter für die Abteilung vorgesehen, ist das momentan Fakt. Auch wenn jeder sehen kann, dass die Abteilung überquillt vor Arbeit. Eine Aufnahme in den Budgetplan für nächstes Jahr – ohne Garantie auf Freigabe könntest du hier vorschlagen. Kompromisse finden ist hier oftmals nicht so einfach aber nötig, damit sich dein Gegenüber ernstgenommen fühlt. Deine Weitsicht ist gefragt.

Diplomatie, Ausdruck, Timing

Menschen sind emotionale Wesen. Jeder reagiert auch anders auf die Unwegsamkeiten des Lebens im Allgemeinen und des Arbeitslebens im Besonderen. Nicht selten staubt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin wütend in das Personalbüro und will wissen, warum dies oder das vom Lohn abgezogen wurde oder warum etwas anderes fehlt. Beim Gehalt sind die meisten Arbeitnehmer empfindlich. Ich auch. Und du auch. Das muss einfach klappen.

Everybody’s imperfect

Oft gibt es aber Missverständnisse oder in der Abrechnung wurde schlichtweg ein Fehler gemacht. Das passiert überall. Es hilft, wenn du als Personaler eher ein ruhiges Gemüt hast. Falls nicht, musst du es lernen. Denn Provokationen oder Schuldzuweisungen müssen an dir abprallen und du musst zu jeder Zeit eine freundliche und diplomatische Antwort parat haben.

…immer wieder warten

Meistens stehst du zwischen zwei Parteien und musst oft eine  Entscheidung erst einholen. Manchmal dauert eine Antwort gefühlte Jahrhundert, wenn du nicht weitermachen kannst. MitarbeiterInnen haben Sorgen oder Nöte, die du mit ihnen besprechen musst. Am besten zeitnah.

In solchen Situationen ist feinfühliger Umgang und eine gute Art, seinen eigenen Gefühlen Ausdruck zu verleihen, eine große Stütze. Ein richtiges Wort zur richtigen Zeit hat schon so manches Wunder gewirkt.

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Zahlen, Daten, Fakten

Fast last but not least. Die lieben Zahlen. Sie sind wichtiger Bestandteil von guter Unternehmensführung und geben Ausdruck über das Erreichen oder Scheitern von Zielen und Planvorgaben. Die Kennzahlen im HR selber sind leider eher dürftig und nicht immer so klar abbildbar wie beispielsweise im Vertrieb.

Was zwischen den Zahlen steht

Vieles, was in deiner Arbeit als Personaler geschieht kann man nicht sehen. Das Netzwerken in der Region, die Zwischenmenschlichkeiten, die guten Entscheidungen, das nette Wort, das Gespräch, das den Ernst der Lage vermittelt und das Ruder vielleicht rumreißt.

Das alles kann man schwer abbilden. Selbst wenn du die Anzahl der Fachleute wie vereinbart gesteigert hast ist im Vorhinein nur schwer zu beurteilen, ob das nun ein Erfolg war oder nicht. Die Arbeit mit Menschen steckt immer voller Überraschungen. Auch die KI, welche immer mehr in die Personalarbeit Einzug hält, wird daran nichts ändern.

Tag-Team

Wie auch immer, in deinem Personalerteam sollte sich auf jeden Fall eine zahlenaffine Person befinden. Diese Person rechnet Gehalts- und Arbeitszeitmodelle, Plan- und Kennzahlen nach und kann Dinge und Aufgaben beziffern, wobei sich der Recruiter eher schwertut.

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Jeder hat seine Stärke - eine lebende Rechenmaschine sollte dabei sein.

Eigenmotivation, Teamfähigkeit, Fairness

Du merkst schon, als Personaler musst du auch immer ein bisschen Psychologe sein, aber auch Diplomat und Anlaufstelle für Sorgen und Nöte der Kolleginnen und Kollegen. Leider wird dir dieses Privileg aber nicht zuteil.

Bei Personalern wird eine starke Eigenmotivation vorausgesetzt. Anerkennung durch die Parteien – sei es von den MitarbeiterInnen oder der Geschäftsführung – bleibt meist aus. Schließlich ist es unser „Job“. Wir sind Dienstleister an den Mitarbeitern. Oft wird von den eigenen  Vorgesetzten nicht wahrgenommen, welchem enormen psychologischem Stress du teilweise ausgesetzt bist.

Anstrengend!

Wer von euch Lesern auch im HR ist, kann das nachvollziehen. Ein schlechtes Bewerbungsgespräch, ein Krisengespräch, eine Abmahnung schreiben, Fehler korrigieren, vermitteln, verhandeln, das kann einen schon ganz schön schlauchen. Und es gilt: immer fair bleiben! Dadurch, dass du als Personaler eher den Gesamtüberblick hast kannst – und musst – du aus deiner Warte Dinge anders sehen und bewerten.

Gemeinsam stark

Zum Glück kämpfst du meistens nicht allein. Sehr kleine Firmen haben in der Regel nicht einen einzigen Personaler. Die Regel ist doch eher ein Team, zumindest ab einer Firmengröße ab 50 MitarbeiterInnen macht dies Sinn. Und weder du und ich können alle die Eigenschaften, die gute Personalarbeit braucht in uns vereinen.

Gut, dass du deine KollegInnen hast! Jeder hat seine Stärke und Präferenzen, die er auch dann ausleben soll und die im besten Falle gefördert werden. Dem einen liegt mehr das Briefe schreiben, der andere kann wahnsinnig gut am Telefon oder im Gespräch überzeugen. Wieder ein anderer ist durch seine akribische Sorgfalt wie geschaffen für die Lohnbuchhaltung.

Wunschkonzert

Ein gutes Personalerteam sollte all diese – und mehr – Fähigkeiten beinhalten und neue Kollegen sogar auf „fehlende“ Skills hin gesucht werden. Arbeitet jetzt dieses Team noch in gut Zusammen und passt es auch menschlich hast du eine unschlagbare Stabstelle, die als Einheit auftritt und was bewegen kann.

…einer von uns?

Diese Aufzählung ist natürlich unvollständig, denn jede Firma hat einen anderen Fokus und es gibt noch so viel mehr. Mein Ziel war ein kurzer Einblick in einen Bereich dieser Arbeit zu geben, der vielleicht nicht ganz so offensichtlich ist.

Denn HR „kann“ nicht „jeder“, es erfordert eine gute Grundausbildung, ist eine emotional sehr anspruchsvolle Arbeit und das Learning in diesem Bereich endet nie. Immer wieder ist Reflexion nötig, ob alles noch so zusammenpasst und wo Optimierungsbedarf besteht (lest dazu mal diesen Blogartikel „check yourself“ von den Rebels at Work, eignet sich für alle Berufe!).

Der Mensch ist der Spiegel des Menschen

Vielleicht hast du ja einen Hang so wie ich, Menschen bei Ihren täglichen Problemen unterstützen zu wollen. Vielleicht ist bei dir auch ein generelles Interesse für die menschliche Verhaltensweise und ihre Komplexität vorhanden, willst du auch in ein System positiv Einfluss nehmen und somit der kalten und ungerechten Welt mit etwas Organisation und einem Lächeln etwas entgegensetzen.

Menschen sollen sich selber besser verstehen und Arbeit finden, die sie erfüllt, Sinn darin sehen. Du willst auch nicht einer von vielen sein sondern einer für viele und deine Fähigkeiten dazu nutzen, sinnvolle Arbeit an die zu verteilen, die Lust darauf haben und mit dir in eine selbstbestimmte und lebensnahe Zukunft zu gehen.

Na, wie klingt das?

Perspektive von oben, zwei Leute schauen auf Schriftzug am Boden "passion led us here"
...und für was bist du angetreten?

Welche Fragen sind jetzt für euch dazu offen geblieben? Habe ich etwas vergessen? Teilt es mir gerne in den Kommentaren mit.

Möchtet ihr tatsächlich im HR als Personaler arbeiten seid aber nicht sicher, ob euer Lebenslauf und Fähigkeiten geeignet sind? Welche Unsicherheiten habt ihr? Schreibt mir gern eine Mail!

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